Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk?

Tim luijten, een natuurlijk persoon die als zelfstandig ondernemer (eenmanszaak/zzp'er) handelt onder de naam Yōkai Den, is verantwoordelijk voor het gebruik van uw persoonsgegevens door de onderneming.

E-mail voor privacyvragen en verzoeken: yokaiden.tattoo@gmail.com

Uw aanvraag en contact

Wij ontvangen de gegevens die u zelf in het aanvraagformulier invult: uw verplichte e-mailadres, onderwerp en beschrijving, uw artiestvoorkeur of keuze voor geen voorkeur en eventueel de plaats van de tatoeage en inspiratieafbeeldingen. Het formulier vraagt niet om uw naam, telefoonnummer of woonadres.

Wij gebruiken deze gegevens om uw idee te beoordelen, uw aanvraag te behandelen, een ontvangstbevestiging te sturen en contact met u te hebben over een mogelijke afspraak. Dit zijn op uw verzoek genomen stappen voorafgaand aan een overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG). Zonder de verplichte gegevens kunnen wij de aanvraag niet via dit formulier behandelen. Uw e-mailadres is hiervoor nodig, niet voor algemene marketing. Een ontvangstbevestiging betekent nog niet dat een afspraak is bevestigd.

U moet bevestigen dat u 18 jaar of ouder bent. Die bevestiging wordt bij het indienen gecontroleerd, maar niet als afzonderlijk gegeven opgeslagen. Wij vragen in dit formulier geen geboortedatum of identiteitsbewijs.

AP: uitleg over de AVG-grondslagen

Optionele e-mail over nazorg

Alleen als u het optionele vakje voor nazorg aanvinkt, geeft u toestemming om u daarover een e-mail te sturen (artikel 6 lid 1 onder a AVG). Uw keuze wordt bij de aanvraag opgeslagen. Deze toestemming staat los van de ontvangstbevestiging en het contact over uw aanvraag; die berichten hangen niet af van het nazorgvakje.

U kunt uw toestemming voor nazorg op ieder moment intrekken via het hierboven genoemde contactpunt. Dat heeft geen gevolgen voor uw aanvraag of voor de rechtmatigheid van het gebruik van uw gegevens voordat u de toestemming introk.

Deel alleen noodzakelijke informatie

Inspiratieafbeeldingen zijn optioneel en helpen ons uw verzoek te beoordelen. Wij bewaren de oorspronkelijke bestanden, inclusief eventuele metadata zoals locatiegegevens. Verwijder zulke informatie daarom zelf voordat u een afbeelding uploadt.

Stuur geen medische of andere gezondheidsgegevens, identiteitsbewijzen, herkenbare gezichten van anderen of onnodige gevoelige details mee. Dit geldt ook voor uw beschrijving. Verwijder onnodige persoonsgegevens en metadata voordat u een afbeelding uploadt.

Opslag, toegang en dienstverleners

Aanvraaggegevens worden opgeslagen in een PostgreSQL-database. Inspiratieafbeeldingen worden opgeslagen in een private Cloudflare R2-opslag. De betrokken artiest en bevoegde studiomedewerkers hebben toegang tot uw aanvraag en afbeeldingen om uw aanvraag te behandelen.

De geselecteerde artiest kan uw aanvraag en afbeeldingen bekijken via een tijdelijke private link. Die link werkt als toegangsbewijs: wie een geldige link bezit, kan de bijbehorende gegevens bekijken zonder extra aanmelding. Deel deze link daarom niet met anderen. Bevoegde studiomedewerkers hebben daarnaast toegang via de beveiligde studio-omgeving.

Wij gebruiken dienstverleners voor websitehosting, databasehosting, bestandsopslag en e-mailbezorging via SMTP. Zij kunnen gegevens verwerken voor zover dat voor hun dienst nodig is. Voor verwerking in onze opdracht zijn verwerkersafspraken vereist. De concrete hosting- en e-mailaanbieders en hun afspraken zijn nog niet bevestigd. De bekende externe diensten staan hieronder beschreven.

Websitebeveiliging en externe scripts

Als Cloudflare Turnstile is ingeschakeld bij het aanvraagformulier, verwerkt Cloudflare technische signalen, waaronder uw IP-adres, TLS-kenmerken, browserinformatie (User-Agent) en de sitesleutel met de bijbehorende website. Deze controle helpt geautomatiseerd misbruik en spam tegen te gaan. De grondslag is ons gerechtvaardigde belang bij een veilige en bruikbare website (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Daarvoor moeten de noodzakelijkheid en uw privacybelangen worden afgewogen. De controle kan het versturen van een aanvraag blokkeren; zij beoordeelt niet uw tattoo-idee.

Cloudflare verwerkt Turnstile-signalen namens ons voor websitebeveiliging. Voor het verbeteren van de botdetectie is Cloudflare zelf verwerkingsverantwoordelijke en beroept het zich op een gerechtvaardigd belang. Het Turnstile Privacy Addendum beschrijft deze rollen in onderdelen 4 en 5. Onderdeel 6 verwijst naar informatie over cookies.

Deze website laadt HTMX vanaf unpkg.com, een externe CDN-dienst. Bij het ophalen van dit script kan die dienst uw IP-adres en browserinformatie ontvangen. Dit script levert interactieve websitefuncties. De grondslag is ons gerechtvaardigde belang bij een werkende website (artikel 6 lid 1 onder f AVG), waarvoor eveneens de noodzakelijkheid en uw privacybelangen moeten worden afgewogen.

Cloudflare: Turnstile Privacy Addendum (signalen, doeleinden, rollen en cookies)

Hoe lang bewaren wij gegevens?

Het uitgangspunt is dat wij aanvraaggegevens, correspondentie en afbeeldingen alleen bewaren zolang die nodig zijn voor uw aanvraag en een eventuele afspraak. Daarbij telt mee of de aanvraag nog loopt, of vervolgcontact nodig is en of een wettelijke verplichting of een geschil verdere bewaring noodzakelijk maakt. Een inspiratieafbeelding hoeft bijvoorbeeld niet even lang nodig te zijn als andere aanvraaggegevens.

De applicatie verwijdert aanvragen en afbeeldingen niet automatisch. Verwijdering moet door de ondernemer worden georganiseerd. Een vaste bewaartermijn en de uitvoering van verwijdering zijn nog niet bevestigd. Een private aanvraaglink is zes maanden geldig. Dat is een toegangstermijn, geen bewaartermijn: het verlopen van de link verwijdert de aanvraag of afbeeldingen niet.

Voor nazorg is het uitgangspunt dat wij uw e-mailadres en toestemmingskeuze alleen gebruiken zolang dat doel en uw toestemming voortduren. Intrekken stopt het gebruik voor nazorg. Als bewijs van toestemming of intrekking langer nodig is, moet dat afzonderlijk worden beoordeeld. Dat betekent niet dat de volledige aanvraag bewaard moet blijven.

Verwerking buiten de EER

Externe dienstverleners, waaronder Cloudflare en de CDN-dienst, kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken. Daarvoor is een geldige doorgiftegrond vereist, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen, waar nodig met aanvullende maatregelen. De concrete landen, toepasselijke waarborgen en contractuele afspraken zijn nog niet geverifieerd. Via het hierboven genoemde contactpunt kunt u informatie over de aanbieders en een kopie van toepasselijke waarborgen opvragen.

Uw privacyrechten

U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van het gebruik van uw persoonsgegevens. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang. Onder de voorwaarden van de AVG kunt u gegevens die u heeft verstrekt in een overdraagbaar formaat ontvangen: dit recht op dataportabiliteit geldt bij geautomatiseerde verwerking op basis van toestemming of een overeenkomst. Deze rechten zijn niet in iedere situatie onbeperkt van toepassing.

Neem voor een verzoek of het intrekken van toestemming contact op via het hierboven genoemde e-mailadres. Vermeld voldoende informatie om uw aanvraag terug te vinden, bij voorkeur het e-mailadres van uw aanvraag. Als dat nodig is, vragen wij aanvullende informatie om vast te stellen dat het om uw eigen gegevens gaat. Stuur niet ongevraagd een kopie van uw identiteitsbewijs.

Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Alleen als de AVG dit toestaat, bijvoorbeeld vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken, kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij informeren u dan binnen de eerste maand over de verlenging en de reden.

AP: uw privacyrechten onder de AVG

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.